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4.5. Realizar el control integrado de cambios

4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
En este proceso se evalúan las solicitudes de cambio emitidos en ejecución y en control. Se mira el impacto de cada cambio en todas las áreas de conocimiento. Pasos para el cambio: Prevenir la causa raíz, para prevenir nuevos cambios. Evaluar el impacto. Crear solictudes de cambio. Crear opciones (crash, fast tracking). Si el camio afecta la línea base, debe pasar por la mesa de control de cambios. Si el cambio es aprobado, se realizará en "Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto". Actualizar el estado de los cambios en el "Sistema de control de Cambios". Ajustar las líneas base, procedimientos. etc. Comunicar los cambios a los interesados. Si un interesados pide un cambio, se debe evaluar su impacto. Un cambio tardío en el proyecto puede costar 100 veces más que si se hace en los inicios. Generalmente el gerente del proyecto debe prevenir la causa raíz de las necesidades de los cambios. Suele ser debido a una mala planificación.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Es el documento donde se indica cómo se va a planificar, gestionar y controlar el proyecto. El plan de gestión del proyecto contiene: Los planes de gestión de las 8 áreas de conocimiento. Medida de desempeño de la línea base, la cual está formada por: Línea base del alcance: EDT, diccionario de la EDT y declaración del alcance del proyecto. Línea base del tiempo Línea base del costo Plan de gestión de cambios del proyecto: indica como gestionar las solicitudes de cambio del proyecto. Plan de gestión de la configuración: indica como gestionar los cambios en los entregables y toda la documentación. Permite documentar el sistema por versiones. Plan de gestión de requerimientos: permite establecer como se gestionaran los requerimientos del proyecto. Plan de mejora de los procesos: permite establecer como mejorar los procesos del proyecto. Aclaraciones: Las líneas base se usarán para medir el desempeño. Cuando existan desviaciones, el gerente de proyecto debe tomar las medidas necesarias para volver a la línea base, si no es posible, se debe realizar una solicitud de cambio para cambiar la línea base. La línea base no se cambia sin una solicitud de cambio. Plan de gestión de cambios: Describe como se van a gestionar los cambios del proyecto. Evita que se realicen cambios innecesarios. Los cambios cuestan menos si se incluyen desde el principio. Incluye: Procedimientos de control de cambios (quién y cómo). Niveles de autorización de cambios. La creación de una mesa de control de cambios. Cómo van a llevarse a cabo las reuniones de cambios. Cómo documentar los cambios. El sistema de control de cambios: Evaluación de las herramientas y procesos para la configuración, evaluación de formularios, procedimientos, etc. Puede incluir el sistema de control de cambios. Una vez se tiene el plan de gestión del proyecto, el sponsor los revisa y lo aprueba. Documentos del proyecto: Cualquier documento usado en el proydcto que no forme parte del plan de gestión del proyecto. Ej: la carta del proyecto, el contrato, el registro de riesgos, etc. Reunión de inicio del proyecto: Se realiza una vez se concluya el plan de gestión del proyecto y de que empiede la ejecución. Es una reunión para conocer los detalles del proyecto.
Informes de desempeño del trabajo
Generado en "Realizar el control integrado de cambios".
Solicitudes de cambio
Todos los procesos de Monitoreo y Control y muchos de los procesos de ejecución generan solicitudes de cambio como salidas. Pueden incluir acciones correctivas, preventivas y reparación de defectos.
Factores ambientales de la empresa
Puede incluir: La cultura, estructura y procesos de una empresa u organización. Sectores induistriales, las normas estatales y reglamentos en torno al proyecto y su ejecución. Infraestructuras de la organización, incluidas las instalaciones, capital, los servicios prestados, etc. Directrices de recursos humanos, los sitemas de autorización, registros, procedimientos y políticas. Mercado y las condiciones económicas generales. Tolerancia al riesgo. Clima político. Los canales de comunicación de la organización. Bases de datos y sistemas de información. Proyecto de Sistemas de gestión de la información, tales como software de gestión de proyectos y herramientas.
Activos de los procesos de la organización
Toda empresa tiene un conjunto de activos que ayuden a los procesos. El jefe del proyecto contribuye añadiendo a la organización activos (informes, lecciones aprendidas, formularios, etc.) que utiliza en los proyecto. Estos activos se utilizan en proyectos posteriores para influir en el éxito de los mismos. Algunos de estos activos son: Las normas, procesos y políticas de la organización, incluyendo la salud, la seguridad, la ética y las normas y políticas de gestión de proyectos. Los criterios para realziar propuestas y evaluaciones. Las plantillas, formularos estandarizados, la estructura de desglose del trabajo y los informes. Los requerimientos de comunicación, tecnología, medios de comunicación, retención de datos y seguridad. Directrices para el cierre del proyecto, auditorías, evaluaciones, criterios de aceptación, etc. Información sobre la presentación de informes de tiempo, gasto, disposiciones del contrato, controles financieros. Procedimiento de control de cambios. Procedimiento de gestión de riesgos, análisis de riesgos e informes de impacto. Lecciones aprendidas. Información histórica.
Herramientas y técnicas
Juicio de Expertos
Reuniones
El comité de control de cambios es el responsable de autorizar/denegar los cambios.
Herramientas de control de cambios
Salidas
Solicitudes de cambio aprobadas
Son procesadas por el director de proyecto, el comité de control de cambios o un miembro designado del equipo, de acuerdo con el sistema de control de cambios. Las solicitudes de cambio aprobadas se implementarán mediante el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. El estado de todas las solicitudes de cambio, aprobadas o no, se actualizará en el registro de cambios como parte de las actualizaciones a los documentos del proyecto.
Registro de cambios
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se realizan durante al proyecto.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
Como resultado de los cambios aprobados puede producirse la actualización al "Plan de Gestión del Proyecto".
Actualizaciones a los documentos del proyecto
También puede producirse la actualización de los documentos del proyecto, por ejemplo, el registro de interesados o el plan de comunicaciones.