7.4. Controlar los costos

Es el proceso que permite realizar seguimiento al estado del proyecto, actualizar el presupuesto y los cambios a la línea base de costos.

Requisitos de financiamiento totales y periódicos. La línea base debe incluir los gastos proyectados más las deudas anticipadas.

Incluye información acerca del avance del proyecto, estado de los entregables, costos autorizados, costos incurridos y estimaciones para completar el trabajo.

Las mediciones del desempeño del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de variación con respecto a la línea base original del costo.

Acrónimo	Término	Interpretación
PV	Valor planeado	También llamado presupuesto, es el costo de trabajo que ha sido presupuestado para una actividad en un cierto periodo de tiempo.
EV	Valor ganado	Es el valor del trabajo completado a la fecha.
AC	Costo actual	Es el costo de trabajo a la fecha, incuidos los costos directos e indirectos.

Nombre	Término	Fórmulas	Interpretación
CV	Varianza del costo	EV-AC	Números negativos indican problemas. El proyecto está contando más de lo planeado.
SV	Varianza del cronograma	EV-PV	Números negativos indican problemas. El proyecto está tomando más tiempo del planeado.
CPI	ïndice de desempeño del costo	EV/AC	CPI menor que 1 indica problemas.
SPI	Ïndice de desempeño del cronograma	EV/PV	SPI menor que 1 indica problemas.

 

Pronósticos:

Acrónimo	Término	Interpretación
BAC	Presupuesto a la conclusión	Esto es según el plan. Es el presupuesto total asignado al proyecto.
EAC	Estimación a la conclusión	Es el costo estimado del proyecto al final del proyecto.
ETC	Estimado para completar	Es el costo estimado requerido para completar el resto del proyecto.

Nombre	Fórmula
EAC	AC + ETC BAC/CPIC AC + (BAC-EV) AC + ((BAC-EV)/(CPIC * SPIC))
ETC	EAC-AC

 

Nombre	Fórmula
TCPI (Índice de desempeño del trabajo por completar)	(BAC-EV)/(BAC-AC)

 

Permiten comparar el desempeño del costo a lo largo del tiempo. Puede establecese la siguiente información:

• Análisis de variación: Las mediciones de desempeño del costo (CV y CPI) permiten determinar las variaciones respecto a la línea base original del costo.
• Análisis de tendencias: El análisis de tendencias examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está mejorando o si se está deteriorando.
• Desempeño del valor ganado: La gestión del valor ganado compara la línea base para la medición del desempeño con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.

Se puede utilizar un software de gestión de proyectos para controlar de forma gráfica las dimensiones del valor ganado: PV, EV y AC.

Durante el control de los costos se utiliza el análisis de reserva para hacer el seguimiento del estado de las reservas para contingencias y de administración, con el fin de determinar si el proyecto todavía necesita de estas reservas o si se han de solicitar reservas adicionales. 

Los valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, así como los valores de VAC para los componentes de la EDT/WBS, en particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y comunican a los interesados. 

Pronósticos de costos

Documentar y comunicar a los interesados los valores obtenidos del EAC.

Solictudes de cambio

El análisis de desempeño puede dar lugar a la realización de solicitudes de cambio, estas pueden incluir acciones preventivas y/o correctivas y se deben procesar con el proceso "Realizar el control integrado de cambios".

Se debe actualizar si es necesario:

• La línea base del desempeño de costos
• Plan de gestión de costos

Se actualizan entre otros:

• Los estimados de costos
• Las bases de las estimaciones

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organziación

Actualizar:

• Causas de las variaciones
• Acciones correctivas y la razón de su selección
• Lecciones aprendidas relacionadas con el control de los costos