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12.1. Planificar la Gestión de Adquisiciones del Proyecto:

12.1. Planear la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto, describe la necesidad, la justificación, los requisitos y límites del proyecto, así como la línea base del alcance del proyecto.
Documentación de Requisitos
La documentación de requisitos puede incluir: información importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerará durante la planificación de las adquisiciones, y requisitos con implicaciones contractuales y legales, que se tienen en cuenta al planificar las adquisiciones y que pueden incluir aspectos relacionados con la salud, la seguridad, el desempeño, el medio ambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, la igualdad de oportunidad en el empleo, las licencias y los permisos.
Registro de Riesgos
Proporciona la lista de riesgos, junto con los resultados del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos.
Recursos Requeridos para la Actividad
Los recursos requeridos para la actividad contienen información sobre necesidades específicas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicación.
Cronograma del Proyecto
El cronograma del proyecto contiene información sobre duraciones requeridas o fechas exigidas relativas a los entregables.
Estimación de Costos de la Actividad
Las estimaciones de costos desarrolladas durante la actividad de adquisición se utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedores potenciales.
Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona detalles sobre los participantes en el proyecto y sus intereses en el mismo.
Factores Ambientales de la Empresa
Entre los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de Adquisiciones del Proyecto se cuentan: las condiciones del mercado; los productos, servicios y resultados disponibles en el mercado; los proveedores, incluyendo el desempeño pasado o su reputación; los términos y condiciones típicos para los productos, servicios y resultados, o para la industria específica, y los requisitos locales específicos.
Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso Planificar la Gestión de Adquisiciones Proyecto se cuentan, entre otros: Las políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición. La mayoría de las organizaciones cuentan con políticas formales de adquisición y organizaciones de compra. En caso de no disponer de tal respaldo para las adquisiciones, el equipo del proyecto debe proporcionar tanto los recursos como la pericia necesarios para llevar adelante dichas actividades de adquisición. Los sistemas de gestión que se tienen en cuenta para desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones y seleccionar las relaciones contractuales a utilizar. Un sistema establecido de proveedores de niveles múltiples, con datos sobre vendedores precalificados en función de la experiencia previa.
Herramientas y técnicas
Análisis de Hacer o Comprar
El análisis de hacer o comprar es una técnica general de gestión utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
Juicio de Expertos
El juicio de expertos en compras también se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las propuestas de los vendedores.
Investigación de Mercado
La investigación de mercado incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos.
Reuniones
La investigación por sí sola puede no proporcionar la información específica para formular una estrategia de adquisición sin recurrir a reuniones de intercambio de información con oferentes potenciales.
Salidas
Plan de Gestión de las Adquisiciones
El plan de gestión de las adquisiciones es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe cómo un equipo de proyecto adquirirá bienes y servicios desde fuera de la organización ejecutante. El plan de gestión de las adquisiciones puede incluir directivas para: los tipos de contratos a utilizar; los asuntos relacionados con la gestión de riesgos; determinar si se utilizarán estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluación; las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral si la organización ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones o adquisiciones; los documentos de la adquisición estandarizados, si fueran necesarios; la gestión de múltiples proveedores; la coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como establecer el cronograma e informar el desempeño; las restricciones y los supuestos que podrían afectar las adquisiciones planificadas; el manejo de los extensos plazos requeridos para comprar determinados elementos a los vendedores y la coordinación del tiempo extra necesario para adquirir estos elementos con el desarrollo del cronograma del proyecto; el manejo de las decisiones de hacer o comprar, y la vinculación de las mismas con los procesos Estimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el Cronograma; la determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los entregables del mismo y la coordinación con los procesos Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma; la identificación de requisitos para obtener garantías de cumplimiento o contratos de seguros a fin de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto; el establecimiento de instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS); la determinación de la forma y el formato que se usarán para los enunciados del trabajo del contrato/relativo a la adquisición; la identificación de vendedores precalificados, si los hubiese, que se utilizarán, y las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y evaluar vendedores.
Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones
El enunciado del trabajo (SOW) para cada adquisición se elabora a partir de la línea base del alcance y sólo define la parte del alcance del proyecto que se incluirá dentro del contrato en cuestión.
Documentos de la Adquisición
Los documentos de la adquisición se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Términos como licitación, oferta o cotización generalmente se utilizan cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el precio (como cuando se compran artículos comerciales o de tipo estándar), mientras que el término propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad técnica o el enfoque técnico, son primordiales.
Criterios de Selección de Proveedores
Los criterios de selección de proveedores se incluyen a menudo como parte de los documentos de la adquisición. Entre los posibles criterios de selección de proveedores se cuentan: Comprensión de la necesidad. Costo total o del ciclo de vida. Capacidad técnica. Riesgo. Enfoque de gestión. Enfoque técnico. Garantía. Capacidad financiera. Capacidad de producción e interés. Tamaño y tipo de negocio. Desempeño pasado de los vendedores. Referencias. Derechos de propiedad intelectual. Derechos de propiedad exclusiva.
Decisiones de Hacer o Comprar
El análisis de hacer o comprar conduce a una decisión sobre si un determinado trabajo puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
Solicitudes de Cambio
Una decisión que implica adquirir bienes, servicios o recursos normalmente requiere una solicitud de cambio.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto susceptibles de actualización son, entre otros: la documentación de requisitos, la matriz de trazabilidad de requisitos y el registro de riesgos.